Bab. 13 SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

SISTEM PROSES DATA ELEKTRONIK

            Dengan tenaga proses informasi; manajemen mendapatkan peralatan yang lebih baik untuk melakukan pengolahan informasi yang lebih akurat.

            Proses data elektronik berhubungan dengan penggunaan komputer dalam proses data yang diubah melalui msn kode yang mengandung sinyal listrik. Selain komputer, alat dan prosedur lain untuk mengubah data yang dapat dibaca dan bermanfaat bagi manajemen. Kombinasi perangkat keras, prosedur dan perangkat lunak diperlukan untuk mengoperasikan sistem proses data elektronik. Karena penggunaan komputer sangat dominan dalam sistem ini, maka sistem ini disebut sistem komputer. Bab ini membahas tentang asal usul komputer dan bagaimana fungsi sebuah sistem.

EVOLUSI KOMPUTER DALAM BISNIS

            Evolusi komputer ditandai dengan perubahan yang sangat cepat di dalam perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak, dan keberhasilan penggunaan komputer dalam sistem informasi.

Era Awal Komputer dalam Bisnis

            Penggunaan awal komputer dalam bisnis dapat dibagi ke dalam dua generasi. Generasi pertama, komputer terdiri dari mesin yang sangat besar, yang menggunakan tabung hampa udara yang sangat panas, sehingga membutuhkan pendingin ruangan (AC). Banyak perusahaan menggunakan komputer jenis pertama ini untuk mengubah data yang bertujuan untuk menghemat jumlah pegawai yang melakukan pekerjaan tersebut, serta untuk meningkatkan akurasi dan dapat mengatasi beban kerja yang terus meningkat.

            Pada generasi komputer kedua, terdapat kemajuan dalam proses data. Sistem proses data menjadi lebih cepat untuk digunakan dalam sistem informasi manajemen dan penerapan komputer di bidang riset operasi. Adanya proses data yang lebih cepat tersebut, maka data dapat dimasukkan ke dalam komputer untuk diproses dan dapat digunakan oleh pengguna informasi, untuk membantu membuat keputusan tepat pada waktunya.

Era Modern Komputer dalam Bisnis

            Era ini juga dibagi ke dalam dua generasi. Pada generasi ketiga, terjadi kemajuan yang pesat dalam semua komponen sistem, yang menghasilkan proses yang lebih cepat, lebih banyak kapasitas penyimpanan, proses input-output yang lebih dapat dipercaya, dan mulai banyak menggunakan disket magnetik. Perkembangan dalam generasi komputer keempat adalah mikroprogram dan memori virtual, yang memungkinkan alat penyimpanan sekunder diletakkan terpisah dari komputer, yang merupakan penambahan dari penyimpanan primer.

DASAR-DASAR KOMPUTER

            Staf sistem dan programer komputer dalam sebuah perusahaan  bertanggungjawab untuk merancang dan mengoperasikan sistem komputer, sehingga mereka memahami dasar-dasar tehnis dan komponen sistem tersebut. Disamping itu, penggunaan pelayanan komputer oleh berbagai departemen  perusahaan memerlukan pengetahuan komputer non tehnis. Sebagai tenaga ahli pada manajemen informasi, administrator kantor harus memahami mesin proses data dan memahami ciri-ciri dasar sistem komputer agar dapat berfungsi secara efisien dan ekonomis.

KARAKTER DASAR KOMPUTER

            Semua komputer mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Sirkuit elektronik yang menjadikan proses komputer modern yang lebih cepat dan kemampuan komputasi yang besar.
2. Sebuah memori internal yang dapat menyimpan data dan program.
3. Kecepatan operasi internal yang tinggi.
4. Kemampuan untuk melakukan operasi matematika dan penggunaan mesin logika.
5. Pengendalian input dan output secara otomatis.

Klasifikasi Komputer

            Komputer dapat diklasifikasikan berdasarkan jenis, tujuan dan ukuran.

            Jenis. Komputer elektronik dikelompokkan kedalam kategori analog dan digital, yaitu berdasarkan jenis proses data. Komputer analog digunakan untuk penelitian ilmiah yang menggunakan operasi aritmatika. Komputer digital menghitung jumlah atau  digit. Komputer digital menunjukkan operasi aritmatika dan operasi lain yang memberi kode berdasarkan angka-angka. Komputer digital dapat melakukan proses data numerik dan alfabetik.

            Tujuan. Tujuan khusus komputer adalah merancang beberapa proses aplikasi, dan program atau  perangkat lunak. Komputer beroperasi berdasarkan sirkuit elektronik. Tujuan komputer secara umum adalah untuk memproses berbagai aplikasi yang berbeda.

            Semua komputer dalam bab ini, masuk kategori tujuan umum, komputer digital dan proses bisnis. Berbeda dengan komputer bisnis, komputer ilmiah dirancang untuk melakukan proses data numerik dengan kecepatan tinggi dan melibatkan kalkulasi matematika yang rumit, tetapi volume input dan output data lebih kecil daripada komputer untuk proses bisnis.

            Ukuran. Berdasarkan kemampuan untuk melakukan proses berbagai volume data atau  menangani berbagai masalah komputasi, ada berbagai jenis ukuran yaitu komputer mini, komputer ukuran kecil, menengah, dan besar.

            Komputer mini. Komputer yang sangat kecil yang dapat menunjukkan semua fungsi komputer untuk tujuan umum. Komputer ini memiliki penyimpanan internal yang kecil dan kemampuan input dan output data yang lebih terbatas. Komputer mini dapat mengganti muatan operasi pada komputer utama dan bersifat ekonomis, terutama pada departemen  yang sebelumnya harus menyusun prioritas muatan pada komputer pusat  atau  pada pusat  pelayanan.

            Komputer kecil. Berukuran lebih besar dan lebih serbaguna dibandingkan komputer mini, dan mempunyai penyimpanan yang lebih besar serta kemampuan input-output yang lebih baik.

            Komputer ukuran menengah dan ukuran besar. Lebih besar dan lebih cepat daripada komputer ukuran kecil, dapat menangani lebih banyak input, dan memiliki alat penyimpanan yang lebih besar, serta menghasilkan lebih banyak output. Komputer ukuran besar bahkan mempunyai kecepatan proses yang lebih besar, kapasitas penyimpanan yang lebih besar, serta alat input dan output yang lebih canggih daripada komputer ukuran menengah.

SISTEM KOMPUTER

            Sistem komputer adalah gabungan peralatan, instruksi, dan gagasan yang efektif untuk menyatukan unsur-unsur sistem, yaitu untuk memaksimalkan proses data dalam sebuah organisasi.

Komponen Sistem Komputer

            Gambar 21-3 menunjukkan berbagai komponen pada sebuah sistem komputer, fungsi-fungsi proses yang dilakukan, dan peralatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi-fungsi sistem komputer tersebut.

            Input. Input pada sistem komputer dapat dibagi dalam dua bentuk : program atau  serangkaian instruksi yang memberitahukan komputer operasi apa yang harus dikerjakan, dan data yang harus diproses. Teknisi yang terlatih, disebut programer, merencanakan perubahan data yang belum diproses ke dalam sebuah media seperti kartu berlubang, pita kertas berlubang, atau pita magnetik yang dapat diterima komputer.

            Berikut bentuk-bentuk input data yang dapat digunakan pada sistem komputer modern :

1. Kartu berlubang, yang memasukkan data ke dalam mesin lubang kunci dan kemudian ditransfer ke dalam komputer dengan alat pembaca kartu (card leader).
2. Pita kertas berlubang, menggunakan sebuah kode dengan lima sampai delapan saluran.
3. Pita Magnetik, data dicatat sebagai titik-titik magnetis untuk menciptakan sinyal listrik.
4. Disket magnetik, disket metal tipis yang di kedua sisinya dilapisi materi pencatat.
5. Scanner optik yang membaca dokumen cetak maupun tulisan tangan.
6. Pembaca karakter tinta magnetik yang membaca simbol cetak dalam tinta magnetik pada dokumen seperti blangko cek bank, yang dirancang untuk dikembalikan ke pengirim.
7. Mesin tik dan terminal data, yang digunakan untuk input data secara langsung, untuk memperbaharui data yang telah disimpan dalam komputer, dan untuk mencari data dalam komputer.
8. Alat titik penjualan, menggunakan penanda karakter optik untuk mencetak dan membaca pita jurnal atau  alat perekam magnetik dengan biaya yang murah.

Proses. Daerah kerja utama dalam komputer adalah unit proses pusat  (CPU), dan di dalamnya ada tiga unit operasi yang dijelaskan pada gambar 21-6. Data dan instruksi masuk ke dalam unit penyimpanan primer (disebut memori utama atau  penyimpanan utama) sebelum proses dimulai; atau  dapat disimpan dalam penyimpanan sekunder seperti pita magnetik dan disket magnetik yang dapat menambah kapasitas penyimpanan sistem komputer. Tapi, isi penyimpanan sekunder dapat di proses dan dapat dimasukkan kembali ke dalam unit penyimpanan primer.

Arus data. Untuk di proses, data yang tersimpan di penyimpanan primer harus di transfer ke logika aritmatika tempat terjadinya proses. Rangkaian langkah-langkah dalam CPU ada pada gambar 21-6.

Penyajian data. Dalam sebuah sistem, data yang akan di proses harus digambarkan dalam berbagai bentuk dan menggunakan ciri-ciri sesuai dengan output yang diinginkan. Dalam komputer data digambarkan dalam dua bentuk : yaitu hadir (status pertama) atau absen (status kedua) dari sinyal elektronik dalam bagian tertentu atau  sirkuit. Ini disebut kode biner dimana semua huruf dan angka dikodekan dengan simbol “0″ dan ’1′ dalam berbagai kombinasi.

Bila kode biner digunakan, semua angka, huruf dan ciri-ciri khusus dinyatakan sebagai kombinasi 0 atau 1, dan setiap ciri disebut biner digit atau  lebih umum dengan singkatan “bit”.

Untuk komputasi aritmatika, sebagian besar komputer menggunakan versi sistem biner kode desimal dimana hanya posisi empat biner pertama yang digunakan.

Penyimpanan. Seperti pada gambar 21-6, penyimpanan primer dan penyimpanan sekunder adalah jenis penyimpanan dalam sistem komputer. Penyimpanan primer ada dalam CPU dan digunakan untuk menyimpan semua data dan instruksi, memproses data, dan mengambil data yang telah diproses untuk dibaca.

Bila data disimpan pada penyimpanan sekunder, yaitu diluar komputer, data tersebut dapat dimasukkan kembali dalam komputer, seperti pada gambar 9-6.

Pengendalian. Untuk mengendalikan instruksi yang dicatat pada media input, mengarahkan berbagai proses operasi, dan memeriksa instruksi dilaksanakan dengan tepat. Untuk pengendalian informasi dalam unit penyimpanan, menyimpan hasil proses data, dan memberikan informasi sebagaimana yang diperlukan dalam proses aritmatika.

Output. Setelah program dijalankan, hasil operasi komputer atau  output di komunikasikan kepada pengguna. Jenis-jenis peralatan utama untuk output :

1. Printer.
2. Layar Visual (terminal).
3. Unit respon suara.
4. Alat output tujuan khusus.

Konsep Sistem Komputer

            Sebelum menggunakan komputer, harus dipahami konsep sistem komputer yang harus dikembangkan sehingga manajer kantor dalam perusahaan dapat membuat keputusan tentang alat proses data yang ekonomis dan efisien.

            Pemeliharaan berkas, merupakan proses memelihara berkas data yang telah disimpan. Pemeliharaan berkas merupakan aplikasi komputer yang paling sering digunakan dalam proses data bisnis.

            Basis data. Dengan kemampuan proses komputer yang cepat dan dapat digabungkan dengan alat telekomunikasi yang mengirim informasi jarak jauh ke kantor pusat. Keuntungan basis data antara lain berkurangnya duplikasi berkas, adanya sumber data tunggal yang dapat menyimpan dan menelusuri data secara akurat, dan mengurangi waktu proses komputer. kelemahan menyangkut masalah keamanan, ekonomi, kesulitan untuk menyebarkan informasi, dan kerusakan alat yang menyebabkan pekerjaan terhenti dan produktivitas menurun.

1.             Otomasi sumber data. Untuk mengubah informasi menjadi digital dibutuhkan enam sampai delapan orang. Ini memakan banyak waktu dan biaya. Untuk itu perlu digunakan otomasi sumber data. Otomasi sumber data merupakan cara mengubah data secara mudah agar dapat dibaca oleh komputer.   

Memprogram Komputer

            Untuk memprogram komputer, langkah pertama adalah menganalisa masalah yang akan diatasi oleh program. Programer harus memberikan solusi masalah dan mengubahnya dalam bahasa program. Langkah-langkahnya sebagai berikut.

            Analisa masalah. Yaitu menetapkan masalah sebelum menyusun program. Ini memerlukan studi terhadap masalah dan mengembangkan solusinya. Jika strategi telah dikembangkan untuk memecahkan masalah, programer menetapkan langkah untuk membuat program komputer.

            Mengembangkan solusi masalah. Program memerlukan persiapan instruksi yang dipecah menjadi beberapa langkah. Gambar 21-8 menunjukkan diagram balok untuk memecahkan masalah komputasi dan pencetakan laporan inventori organisasi manufaktur.

            Membuat dan menguji program. Program diuji pada komputer dengan data aktual untuk menyakinkan bahwa program bekerja dan memberikan hasil sesuai prediksi.

            Program ilustratif. Contoh pekerjaan yang melibatkan program misalnya inventarisasi stok barang, yang disajikan langkah demi langkah dan diilustrasikan dengan diagram balok. Diasumsikan bahwa setelah inventarisasi, data berikut akan terekam dalam kartu lubang : (1) nomor, (2) jumlah unit dan (3) harga unit. Kelompok kartu disebut tumpukan data. Program yang dikembangkan dari diagram balok juga direkam dalam kartu lubang dan menjadi dek program. Dalam menggunakan kedua dek tersebut, langkah berikut dapat digunakan :

1. tumpukan program dimasukkan ke dalam pembaca kartu untuk memindahkan data pada komputer untuk disimpan dalam unit memori internal.
2. tumpukan data disortir ke dalam urutan nomor bagian untuk menyimpan sementara data dalam unit memori internal.
3. Seperti pada gambar 21-8, program memerintah sistem komputer untuk mencatat judul halaman, membaca kartu data ke dalam penyimpanan internal, dan sebagainya.

Bahasa Program

            Sistem komputer sama dengan sekelompok pegawai di kantor. Mereka dapat bekerja sama secara efektif, jika menggunakan bahasa yang dipahami oleh semuanya. Ketika komputer bekerja, ia memerlukan bahasa program untuk berkomunikasi dengan semua unit dalam sistem.

            Banyaknya aplikasi bisnis dalam perusahaan membutuhkan keahlian membuat program yang efisien, dan banyak program yang telah dibuat oleh perusahaan komputer dan aplikasinya.

            Beberapa jenis bahasa program dijelaskan sebagai berikut.

            COBOL. Singkatan dari Common Business Oriented Language adalah bahasa yang sering digunakan dalam proses data bisnis, untuk menangani input dan output berkas data alfa-numerik yang merupakan ciri proses data bisnis.

            RPG. Report Program Generator, bahasa untuk membuat program yang menghasilkan laporan cetak.

            FORTRAN. Singkatan dari Formula Translation. Dibuat untuk membantu menyelesaikan masalah program ilmiah, matematika, dan teknik.

            BASIC. Singkatan dari Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code dan sering digunakan untuk pembagian waktu. Dengan BASIC, seseorang dapat berkomunikasi dengan sistem komputer yang memuat terminal pembagian waktu dengan melakukan langkah berikut:

1. pengguna mengetikkan data identifikasi biasa.
2. sistem komputer memverifikasi identifikasi informasi.
3. menggunakan program yang bebas dari kesalahan atau error.

EVALUASI LAYANAN KOMPUTER

            Manajer kantor adalah pengguna layanan komputer. Untuk membuat agar komputer bekerja secara efektif, manajer komputer harus memahami aplikasi apa yang tepat dalam penggunaan komputer sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mengevaluasi jasa perusahaan komputer.

Kapan Menggunakan Komputer

            Manajer kantor memiliki cukup informasi untuk membuat keputusan yang cerdas mengenai pekerjaan kantor mana yang harus dikomputerisasi dan yang tetap manual. Spesialis sistem setuju bahwa fungsi sistem komputer yang paling efektif adalah pengolahan pekerjaan yang memiliki karasteristik berikut

1. Data input yang berjumlah besar, banyak berkas data yang dapat digunakan kembali, sering merujuk kepada berkas tersebut.
2. Kebutuhan akan pengolahan yang cepat dan pelaporan yang akurat.
3. Pengulangan pengolahan.
4. Kemungkinan pengurangan biaya unit pengolahan data yang tinggi
5. Kebutuhan kontinu terhadap manajemen informasi saat ini.
6. Ketika dimungkinkan pengembangan pengolahan informasi dimasa depan.

Kapan Mengunakan Pusat Layanan Komputer

            Pusat komputer harus mempertahankan performa kerja yang tinggi untuk konsumennya. Hal ini membutuhkan penetapan standar yang memenuhi harapan umum penguna komputer berikut :

1. Perusahaan layanan komputer harus menyediakan bantuan penyelesaian masalah departemen pengguna.
2. Persiapan data yang efektif harus disediakan
3. Semua sumber dokumen yang diserahkan departemen pengguna saat pemasangan komputer harus diidentifikasi dan dihitung.
4. Prosedur standar harus tersedia bagi pengembalian dokumen ke pembuatnya untuk diperbaiki sebelum diolah.
5. Kontrol program komputer harus menyediakan jaminan mengenai keakuratan pengolahan data.
6. Pengguna membutuhkan waktu siklus yang masuk akal dengan sedikit variasi periode pengolahan.
7. Manajer departemen mencari cara untuk mengurangi biaya pengolahan juga prosedur pengolahan yang efisien.

Dengan berlalunya waktu manajer kantor menambah penerapan komputer pada departemen pelaksana pengolahan datanya. Sebagai hasil perubahan perkembangan dalam pengolahan informasi dan posisi nya, manajer penguna mengusulkan pengkajian pelatihan komputer yang ditunjukan Gambar 21-1

ILUSTRASI SISTEM KOMPUTER

            Walaupun banyak sistem komputer berukuran besar yang digunakan, tetapi ada kecenderungan industri komputer mendatang untuk mengembangkan sistem yang lebih kecil.

Komputer Perekam Magnetik L-9900 Dari Perusahaan Burrough

            Komputer perekam magnetik l-9900 dari perusahaan Burrough, minikomputer, memungkinkan pengguna untuk membaca, menyimpan dan menelusuri data pada rekaman memory magnetis dan untuk menghasilkan beragam rekaman akuntansi dan laporan manajemen menyeluruh.

            Unit Fungsional. Rekaman magnetik komuter, ditunjukkan Gambar 21-10, bekerja dengan beragam input dan peralatan input peripheral yang meningkatkan fleksibilitas akuntansi dan pelaporan manajemen.

            Software. Beragam jenis aplikasi program standar, ditulis dalam COBOL, tersedia untuk bisnis seperti manufaktur, kontraktor, gabungan kredit, rumah sakit dan bank serta pemerintah.

Sistem IBM/3

Salah satu komputer kecil adalah Sistem IBM/3, yang akan dibahas selanjutnya.

            Unit Fungsional. Sistem IBM/3, ditunjukkan gambar 21-11, didisain untuk menangani aplikasi bisnis seperti penerimaan uang, kontrol inventory, analisa penjualan dan buku besar umum.

            Softwsare. Bahasa program untuk Sistem IBM/3 adalah RPGH. Paket program juga tersedia untuk digunakan di sistem ini.

            Aplikasi Sistem IBM/3. Dalam disain dan penerapan sistem pengolahan data bisnis, informasi dari suatu subsistem sering digunakan subsistem lain. Sebagai contoh, dalam akuntansi penjualan dan distribusi, empat aplikasi saling terkait adalah : penulisan dan penagihan order, akuntansi invetori, penerimaan pembayaran, dan analisa penjualan. Gambar 21-12 menunjukkan aplikasi dasar ini dan hubungan kesalingterkaitan mereka.

KEBANGKITAN APLIKASI KOMPUTER

            Karena komputer tidak hanya mekalukan perhitungan data numeris tetapi juga melakukan pekerjaan penting lain seperti penyimpanan dan pemindahan data alfabet, komputer memiliki potensi untuk penerapan yang lebih luas dalam sistem informasi.

Komunikasi Data

            Pelayanan komunikasi data digunakan dalam sistem komputer secara luas, seperti pembagian waktu komputer, pengolahan pertanyaan, dan pengumpulan data.

Aplikasi Komputer Khusus

            Penjelasan singkat berikut menunjukkan luas dan beragamnya pengunaan komputer :

            Output Komputer berupa Mikrofilm. Dalam bidang mikrografis, komputer dikombinasikan dengan satu alat perekam untuk memoto pada mikrofilm output komputer untuk selanjutnya digunakan dalam pembaca mikrofilm.

            Tansfer Dana Elektronik. TDE adalah semacam sistem transfer uang elektronik, yang mengizinkan konsumen untuk mentransaksikan hampir semua bisnis perbankan dengan kartu plastik yang diberi kode secara elektronik yang dimasukkan kedalam terminal komputer di tempat yang nyaman, seperti supermarket atau kantor pos.

            Sistem Point-of-Sale. Setiap informasi diterima, disimpan dan diolah untuk pekerjaan umum kantor. Karena aplikasi ini sudah umum, komputer dapat digunakan kapanpun informasi akan diproses. Yang juga sedang tumbuh adalah point-of-sale (POS). Dalam sistem ini terminal POS mandiri atau kas register mungkin mampu memproses berbagai laporan manajemen, status cek kredit, atau menangani penagihan dan fungsi pemesanan-penjualan.

            Komputerisasi Pengolahan Kata. Komputerisasi Pengolahan Kata menggabungkan sebuah prosesor central yang ramping dengan sejumlah terminal interaktif untuk mendapatkan input dan output data, dan untuk penyimpanan data pada diskte, pita, kartu perekam magnetis. Jenis pengolah kata lain, komputer “berbicara”, telah dikembangkan. Dalam sistem penjawab suara itu prosedurnya sederhana: pengguna menghubungkan komputer dengan telepon mereka, dan komputer menjawab. Perusahaan pengiriman surat mengunakan penjawab audio yang tersimpan dikomputer untuk mengizinkan konsumen untuk memasukkan order melalui telepon kemudian suara komputer buatan memeriksa order tersebut.